Mit der Applikation „elektronisches Nomination Agreement (kurz eNA)“ steht ab dem 04. April 2011 auf der Konzern Business Plattform www.VWGroupSupply.com eine Applikation bereit, welche den Teil „Nominierung“ des Beschaffungsprozesses zukünftig optimiert unterstützen wird.
Ihrem Unternehmen werden künftig Nomination Agreements über die Applikation eNA zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt, sofern Sie Nutzer der Applikation sein werden. Zunächst werden die Volkswagen AG, die Marke Volkswagen Nutzfahrzeuge und die Marke Audi beginnen, die Applikation zu nutzen, im Laufe der Jahres werden weitere Konzerngesellschaften als Nutzer hinzukommen. Dies hat für Ihr Unternehmen zur Folge, dass die Nomination Letter, die bislang in der Applikation ESL2 als pdf-Datei zur Verfügung standen, künftig in der Applikation eNA zu finden sein werden.
Bitte beachten Sie, dass die bis zum 31. März 2011 über Online Anfragen (ESL2) zur Verfügung gestellten Nomination Letter auch nach dem Start der Applikation eNA in ESL2 für Sie weiterhin aufrufbar bleiben.
Die Applikation eNA finden die von Ihnen berechtigten Anwender auf der Konzern Business Plattform unter dem Menüpunkt Beschaffung. Die jeweiligen Nomination Agreements der einzelnen Konzerngesellschaft stehen in der neuen Applikation eNA für die von Ihnen berechtigten Anwender aus Ihrem Unternehmen als pdf-Datei mit folgenden Funktionen zur Verfügung: „Lesen“, „Speichern“, „Drucken“ sowie „Annehmen“ und „Ablehnen“. Für das Zustandekommen des Nomination Agreements ist die Annahme durch entsprechend von Ihnen im UMS berechtigte Anwender erforderlich.
Darüber hinaus können künftig über die Applikation eNA abgeschlossene Nomination Agreements in der Applikation für den Zeitraum von 5 Jahren recherchiert werden.
Im Falle einer Ablehnung ist diese nur möglich, wenn Ihrerseits die Gründe der Ablehnung im dafür vorgegebenen Freitextfeld erläutert werden. Dies ist insbesondere für die weitere Bearbeitung der Ablehnung zwingend erforderlich. Der im Einzelfall zuständige Beschaffer wird systemseitig über die Ablehnung einschließlich der Begründung informiert und angehalten, den Grund der Ablehnung mit Ihrem Hause zu klären.
Die Detailbeschreibung der Applikation eNA befindet sich auf der Startseite der Applikation.
Als Company Administrator Ihres Unternehmens erhalten Sie in den nächsten Tagen automatisch die administrative Berechtigung für die neue Anwendung eNA. Sie erhalten wie gewohnt dazu eine separate Benachrichtigung über die erfolgte Freischaltung.
Sofern Sie Mitarbeiter Ihres Hauses im User Management System (UMS) mit entsprechenden Rollen und Rechten für die Applikation eNA versehen haben, wird systemseitig die Applikation zur Nutzung freigegeben. So ist sichergestellt, dass erst ab diesem Zeitpunkt Nominierungen in Form von Nomination Agreements für Ihr Haus in der Applikation zur Bearbeitung bereitgestellt werden.
Was ändert sich sonst?
Neben der Bezeichnung Nomination Letter in Nomination Agreement ist die wesentliche Neuerung, dass die Annahme des Nomination Agreements in der Applikation erfolgt und für den Abschluss der Nominierung erforderlich ist. Dies hat zur Folge, dass die Formulierungen im Nomination Agreement nun nicht mehr in Briefform gehalten sind. Inhaltlich ist jedoch alles beim Bekannten geblieben.